RODO

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych przez DEDRA-EXIM sp. z o.o.

1. ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem Państwa danych osobowych jest DEDRA-EXIM sp. z o.o. z siedzibą w Pruszkowie, ul. 3 Maja 8, 05-800 Pruszków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000062517, NIP 5270204933, dalej jako: „Administrator” lub „DEDRA-EXIM”.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: daneosobowe@dedra.pl.

2. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH

W zależności od rodzaju kontaktu lub współpracy możemy przetwarzać w szczególności następujące dane:

1. imię i nazwisko,
2. stanowisko lub funkcję,
3. nazwę firmy lub podmiotu, który Państwo reprezentują,
4. adres e-mail, numer telefonu, adres do korespondencji,
5. dane zawarte w treści korespondencji, zapytaniach, zamówieniach, reklamacjach lub dokumentach przekazanych Administratorowi,
6. dane dotyczące historii kontaktu i współpracy,
7. dane niezbędne do rozliczeń, obsługi sprzedaży, reklamacji, serwisu, dochodzenia lub obrony roszczeń.

3. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

1. Prowadzenie korespondencji i obsługa zapytań

   Dane przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomość, obsługi sprawy, utrzymania kontaktu oraz prowadzenia bieżącej komunikacji.

   Podstawa prawna:

   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zgłoszeń.
2. Przygotowanie oferty, obsługa zapytań handlowych i podjęcie działań przed zawarciem umowy

   Jeżeli kontakt dotyczy zapytania ofertowego, zamówienia, negocjacji lub podjęcia współpracy, dane przetwarzamy w celu przygotowania oferty, udzielenia informacji handlowej, obsługi procesu sprzedażowego oraz podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy.

   Podstawa prawna:

   • art. 6 ust. 1 lit. b RODO — jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy lub podejmowane są działania na jej żądanie przed zawarciem umowy;
   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — jeżeli osoba działa jako przedstawiciel, pracownik lub osoba kontaktowa kontrahenta albo potencjalnego kontrahenta.
3. Kontakt z przedstawicielami, pracownikami i osobami kontaktowymi kontrahentów

   Jeżeli działają Państwo jako przedstawiciel, pracownik, współpracownik, pełnomocnik lub osoba kontaktowa kontrahenta, dostawcy, partnera handlowego albo potencjalnego kontrahenta, Państwa dane przetwarzamy w celu utrzymywania kontaktu biznesowego, obsługi współpracy, wymiany korespondencji, realizacji zamówień, ofert, umów oraz bieżących ustaleń handlowych lub organizacyjnych.

   Podstawa prawna:

   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu działalności gospodarczej, utrzymywaniu relacji z kontrahentami i zapewnieniu sprawnej komunikacji biznesowej.
4. Realizacja umowy i obsługa współpracy handlowej

   Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji zamówień, dostaw, sprzedaży produktów, obsługi płatności, kontaktu z kontrahentem, obsługi posprzedażowej, gwarancyjnej i pogwarancyjnej.

   Podstawa prawna:

   • art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w przypadku umów zawieranych bezpośrednio z osobą fizyczną;
   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na realizacji i obsłudze współpracy z kontrahentami.
5. Realizacja obowiązków prawnych

   Dane mogą być przetwarzane w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, rachunkowych, dotyczących reklamacji, gwarancji oraz archiwizacji dokumentacji.

   Podstawa prawna:

   • art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny ciążący na Administratorze.
6. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami

   Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

   Podstawa prawna:

   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.
7. Obsługa reklamacji, gwarancji, rękojmi i zgłoszeń serwisowych

   Dane przetwarzamy w celu przyjmowania, rozpatrywania i obsługi reklamacji, zgłoszeń gwarancyjnych, rękojmi, napraw serwisowych, kontaktu w sprawie zgłoszenia oraz dokumentowania przebiegu obsługi posprzedażowej.

   Podstawa prawna:

   • art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków związanych z reklamacjami i przepisami konsumenckimi;
   • art. 6 ust. 1 lit. b RODO — jeżeli obsługa dotyczy umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą;
   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zgłoszeń serwisowych, dokumentowaniu przebiegu sprawy oraz ochronie przed roszczeniami.
8. Nagrywanie rozmów telefonicznych

   Jeżeli rozmowy telefoniczne są nagrywane, dane osobowe w postaci głosu, numeru telefonu oraz treści rozmowy przetwarzamy w celu dokumentowania przebiegu rozmowy, kontroli jakości obsługi, rozpatrywania zgłoszeń oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.

   Podstawa prawna:

   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dokumentowaniu ustaleń, zapewnieniu jakości obsługi oraz ochronie przed roszczeniami.
9. Marketing produktów i usług Administratora

   Dane mogą być przetwarzane w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego produktów lub usług Administratora, w tym przedstawiania informacji ofertowych, o ile jest to dopuszczalne zgodnie z obowiązującymi przepisami.

   Podstawa prawna:

   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na marketingu własnych produktów i usług;
   • art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, jeżeli w danym przypadku przepisy wymagają uzyskania zgody, w szczególności na określony kanał komunikacji.

   Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

10. Zapewnienie bezpieczeństwa komunikacji i systemów informatycznych

    Dane mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa poczty elektronicznej, systemów IT, ochrony przed nadużyciami oraz utrzymania ciągłości działania.

    Podstawa prawna:

    • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa informacji i systemów.

4. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do prowadzenia korespondencji, udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty, zawarcia lub wykonania umowy, obsługi zamówienia, reklamacji, serwisu albo realizacji innych spraw, z którymi zwracają się Państwo do Administratora.

Niepodanie danych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub realizację danej sprawy.

5. ODBIORCY DANYCH

Dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

1. podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi IT, hostingowe, poczty elektronicznej, obsługi systemów informatycznych i bezpieczeństwa IT,
2. podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, audytowe, doradcze, windykacyjne,
3. firmom kurierskim, transportowym, operatorom pocztowym i logistycznym,
4. bankom i operatorom płatności — jeżeli jest to niezbędne do rozliczeń,
5. autoryzowanym serwisom, partnerom handlowym lub podwykonawcom — jeżeli jest to konieczne do realizacji sprawy, zamówienia, reklamacji lub usługi,
6. organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Dane mogą być także przetwarzane przez podmioty działające na zlecenie Administratora na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

6. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, w szczególności:

1. dane związane z korespondencją — przez czas niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony archiwizacją korespondencji, zabezpieczeniem roszczeń lub wykazaniem przebiegu kontaktu;
2. dane związane z przygotowaniem oferty — przez czas prowadzenia rozmów handlowych, a następnie przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia lub potrzeba wykazania przebiegu kontaktu;
3. dane związane z realizacją umowy, sprzedażą, zamówieniami, reklamacjami, gwarancją lub serwisem — przez okres trwania współpracy, realizacji obowiązków wynikających z umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa lub okres przedawnienia roszczeń;
4. dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania;
5. dane przetwarzane w celach podatkowych i rachunkowych — przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa;
6. dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony roszczeń — do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń.

7. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

Co do zasady Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z określonych usług, w szczególności informatycznych, hostingowych, poczty elektronicznej lub narzędzi komunikacyjnych, dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie takie nastąpi wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innych odpowiednich zabezpieczeń.

8. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływającego.

9. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Przysługują Państwu następujące prawa:

1. prawo dostępu do danych,
2. prawo otrzymania kopii danych,
3. prawo sprostowania danych,
4. prawo usunięcia danych,
5. prawo ograniczenia przetwarzania,
6. prawo przenoszenia danych — w przypadkach przewidzianych przez RODO,
7. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych — gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora,
8. prawo cofnięcia zgody — jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

W celu skorzystania z praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail:daneosobowe@dedra.pl.

10. PRAWO WNIESIENIA SKARGI

Mają Państwo prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Kontakt: https://uodo.gov.pl/p/kontakt