GDPR

INFORMÁCIE O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV

V súlade s článkom 13 odsekmi 1 a 2 GDPR Vás týmto informujeme o zásadách spracovania osobných údajov spoločnosťou DEDRA-EXIM sp. z o. o.

1. PREVÁDZKOVATEĽ ÚDAJOV

Prevádzkovateľom Vašich osobných údajov je spoločnosť DEDRA-EXIM sp. z o. o. so sídlom v Pruszkowe, ul. 3 Maja 8, 05-800 Pruszków, zapísaná v registri podnikateľov Národného súdneho registra pod číslom KRS 0000062517, NIP 5270204933, ďalej len: „Prevádzkovateľ“ alebo „DEDRA-EXIM“.

V záležitostiach týkajúcich sa ochrany osobných údajov môžete kontaktovať správcu na nasledujúcej e-mailovej adrese: daneosobowe@dedra.pl .

2. ROZSAH SPRACÚVANÝCH ÚDAJOV

V závislosti od typu kontaktu alebo spolupráce môžeme spracovávať najmä nasledujúce údaje:

1. meno a priezvisko,
2. pozícia alebo funkcia,
3. názov spoločnosti alebo subjektu, ktorý zastupujete,
4. e-mailová adresa, telefónne číslo, korešpondenčná adresa,
5. údaje obsiahnuté v obsahu korešpondencie, dopytov, objednávok, sťažností alebo dokumentov poskytnutých Správcovi,
6. údaje týkajúce sa histórie kontaktov a spolupráce,
7. údaje potrebné na fakturáciu, spracovanie predaja, reklamácie, servis, uplatňovanie alebo obhajobu reklamácií.

3. ÚČELY A PRÁVNY ZÁKLAD SPRACÚVANIA ÚDAJOV

Vaše osobné údaje môžu byť spracované na nasledujúce účely:

a) Vybavovanie korešpondencie a dopytov

Údaje spracovávame za účelom odpovedania na správy, riešenia záležitosti, udržiavania kontaktu a vedenia priebežnej komunikácie.

Právny základ:

• Článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa na vedení korešpondencie a vybavovaní oznámení.

b) Príprava ponuky, riešenie obchodných otázok a prijímanie opatrení pred uzavretím zmluvy

Ak sa kontakt týka žiadosti o cenovú ponuku, objednávky, rokovaní alebo spolupráce, spracovávame údaje za účelom prípravy ponuky, poskytovania obchodných informácií, riadenia procesu predaja a podniknutia krokov na uzavretie zmluvy.

Právny základ:

• Článok 6(1)(b) GDPR – ak je dotknutá osoba zmluvnou stranou alebo sa na jej žiadosť pred uzavretím zmluvy podniknú kroky;
• článok 6(1)(f) GDPR – ak dotknutá osoba koná ako zástupca, zamestnanec alebo kontaktná osoba dodávateľa alebo potenciálneho dodávateľa.

c) Kontakt so zástupcami dodávateľov, zamestnancami a kontaktnými osobami

Ak konáte ako zástupca, zamestnanec, spolupracovník, splnomocnený zástupca alebo kontaktná osoba dodávateľa, obchodného partnera alebo potenciálneho dodávateľa, spracovávame vaše údaje na účely udržiavania obchodného kontaktu, riadenia spolupráce, výmeny korešpondencie, plnenia objednávok, ponúk, zmlúv a prebiehajúcich obchodných alebo organizačných dohôd.

Právny základ:

• Článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa spočívajúci vo vykonávaní obchodných činností, udržiavaní vzťahov so zmluvnými partnermi a zabezpečení efektívnej obchodnej komunikácie.

d) Plnenie zmlúv a riadenie obchodnej spolupráce

Údaje môžu byť spracované na účely vybavenia objednávok, dodávok, predaja produktov, spracovania platieb, kontaktu s dodávateľom, popredajného, záručného a pozáručného servisu.

Právny základ:

• článok 6 odsek 1 písmeno b GDPR – v prípade zmlúv uzavretých priamo s fyzickou osobou; článok 6 odsek 1 písmeno f GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa spočívajúci v realizácii a riadení spolupráce so zmluvnými partnermi.

e) Plnenie zákonných povinností

Údaje môžu byť spracované na účely plnenia povinností vyplývajúcich z právnych predpisov, najmä daňových a účtovných predpisov, predpisov týkajúcich sa reklamácií, záruk a archivácie dokumentácie.

Právny základ:

• Článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR – zákonná povinnosť prevádzkovateľa.

f) Vymáhanie a obhajoba proti nárokom

Údaje môžu byť spracované na účely preukázania, uplatňovania alebo obhajoby prípadných nárokov.

Právny základ:

• Článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa na ochrane svojich práv.

g) Riešenie reklamácií, záruk, garancií a servisných žiadostí

Údaje spracovávame za účelom prijímania, posudzovania a vybavovania reklamácií, reklamácií v rámci záruky, záruk, servisných opráv, kontaktovania ohľadom reklamácie a dokumentovania priebehu popredajného servisu.

Právny základ:

• Článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR – dodržiavanie zákonných povinností prevádzkovateľa, najmä povinností týkajúcich sa reklamácií a spotrebiteľských predpisov;
• Článok 6 odsek 1 písmeno b GDPR – ak sa služba týka zmluvy uzavretej s dotknutou osobou;
• článok 6 odsek 1 písmeno f GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa spočívajúci vo vybavovaní žiadostí o služby, dokumentovaní priebehu prípadu a ochrane pred reklamáciami.

h) Nahrávanie telefonických rozhovorov

Ak sa telefonické hovory nahrávajú, spracovávame osobné údaje vo forme hlasu, telefónneho čísla a obsahu hovoru za účelom zdokumentovania priebehu hovoru, monitorovania kvality služieb, spracovania hlásení a uplatňovania alebo obhajoby nárokov.

Právny základ:

• Článok 6(1)(f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa na dokumentovaní zistení, zabezpečení kvality služieb a ochrane pred reklamáciami.

i) Marketing produktov a služieb Správcu

Údaje môžu byť spracované na účely priameho marketingu produktov alebo služieb prevádzkovateľa vrátane prezentácie informácií o ponukách, pokiaľ je to prípustné v súlade s platnými predpismi.

Právny základ:

• Článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa spočívajúci v marketingu vlastných produktov a služieb;
• Článok 6(1)(a) GDPR – súhlas, ak ustanovenia vyžadujú súhlas v danom prípade, najmä pre konkrétny komunikačný kanál.

Súhlas je dobrovoľný. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracovania na základe súhlasu pred jeho odvolaním.

j) Zabezpečenie bezpečnosti komunikačných a IT systémov

Údaje môžu byť spracované na zaistenie bezpečnosti e-mailových a IT systémov, ochrany pred zneužitím a zachovania kontinuity podnikania.

Právny základ:

• Článok 6(1)(f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa na zaistení bezpečnosti informácií a systémov.

4. DOBROVOĽNÉ POSKYTNUTIE ÚDAJOV

Poskytnutie údajov je dobrovoľné, ale môže byť potrebné na vedenie korešpondencie, poskytnutie odpovede, prípravu ponuky, uzavretie alebo plnenie zmluvy, spracovanie objednávky, vybavovanie sťažností, servis alebo iné záležitosti, s ktorými sa obrátite na prevádzkovateľa.

Neposkytnutie údajov môže znemožniť poskytnutie odpovede alebo spracovanie danej záležitosti.

5. PRÍJEMCI ÚDAJOV

Osobné údaje môžu byť poskytnuté nasledujúcim kategóriám príjemcov:

1. subjekty poskytujúce prevádzkovateľovi IT, hostingové, e-mailové, systémové a bezpečnostné služby,
2. subjekty poskytujúce účtovnícke, právne, audítorské, konzultačné a inkasné služby,
3. kuriérski, dopravní, poštoví a logistickí operátori,
4. banky a operátori platobných služieb – ak je to potrebné na účely vyrovnania,
5. autorizovaní poskytovatelia služieb, obchodní partneri alebo subdodávatelia – ak je to potrebné na vybavenie záležitosti, objednávky, reklamácie alebo služby,
6. verejné orgány alebo iné subjekty oprávnené podľa zákona.

Údaje môžu spracovávať aj subjekty konajúce v mene prevádzkovateľa na základe príslušných zmlúv o spracovaní osobných údajov.

6. DOBA UCHOVÁVANIA ÚDAJOV

Osobné údaje budú uchovávané po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelu, na ktorý boli zhromaždené, najmä:

1. údaje týkajúce sa korešpondencie – na čas potrebný na vybavenie prípadu a následne na obdobie odôvodnené archiváciou korešpondencie, zabezpečením pohľadávok alebo preukázaním priebehu kontaktu;
2. údaje súvisiace s prípravou ponuky – počas trvania obchodných rokovaní a následne počas obdobia, v ktorom môžu vzniknúť reklamácie alebo potreba preukázať priebeh kontaktu;
3. údaje súvisiace s plnením zmluvy, predajom, objednávkami, reklamáciami, zárukou alebo servisom – počas trvania spolupráce, plnenia povinností vyplývajúcich zo zmluvy a počas doby požadovanej zákonom alebo premlčacej doby na uplatnenie reklamácií;
4. údaje spracúvané na základe súhlasu – až do jeho odvolania, pokiaľ neexistuje iný právny základ pre ďalšie spracúvanie;
5. údaje spracovávané na daňové a účtovné účely – po dobu požadovanú platnými právnymi predpismi;
6. údaje spracúvané na účely uplatňovania alebo obhajoby nárokov – do uplynutia premlčacej lehoty na nároky.

7. PRENOS ÚDAJOV MIMO EURÓPSKEHO HOSPODÁRSKEHO PRIESTORU

Správca spravidla nemá v úmysle preniesť osobné údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru.

Ak sa však v súvislosti s používaním určitých služieb, najmä IT, hostingu, e-mailu alebo komunikačných nástrojov, údaje prenášajú mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, takýto prenos sa uskutoční iba pomocou mechanizmov stanovených v GDPR, najmä na základe rozhodnutia potvrdzujúceho primeranú úroveň ochrany, štandardných zmluvných doložiek alebo iných vhodných záruk.

8. AUTOMATIZOVANÉ ROZHODNUTIE A PROFILOVANIE

Vaše osobné údaje nebudú použité na čisto automatizované rozhodovanie vrátane profilovania, ktoré pre vás má právne účinky alebo vás podobným spôsobom významne ovplyvňuje.

9. PRÁVA DOTKNUTÝCH OSÔB

Máte nasledujúce práva:

1. právo na prístup k údajom,
2. právo na získanie kópie údajov,
3. právo na opravu údajov,
4. právo na vymazanie údajov,
5. právo na obmedzenie spracovania,
6. právo na prenosnosť údajov – v prípadoch stanovených v GDPR,
7. právo namietať proti spracovaniu údajov – ak je základom spracovania oprávnený záujem Správcu,
8. právo odvolať súhlas – ak sa údaje spracúvajú na základe súhlasu.

Na uplatnenie svojich práv môžete kontaktovať správcu na nasledujúcej e-mailovej adrese: daneosobowe@dedra.pl .

10. PRÁVO PODAŤ SŤAŽNOSŤ

Máte právo podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu. V Poľsku je to predseda Úradu pre ochranu osobných údajov . Kontakt: https://uodo.gov.pl/p/kontakt