GDPR

INFORMACIJE O OBRADI OSOBNIH PODATAKA

U skladu s člankom 13. stavcima 1. i 2. GDPR-a, ovime vas obavještavamo o načelima obrade osobnih podataka od strane tvrtke DEDRA-EXIM sp. z o. o.

1. VODITELJ PODATAKA

Voditelj obrade vaših osobnih podataka je DEDRA-EXIM sp. z o. o. sa sjedištem u Pruszkówu, ul. 3 Maja 8, 05-800 Pruszków, upisan u registar poduzetnika Nacionalnog sudskog registra pod KRS brojem 0000062517, NIP 5270204933, u daljnjem tekstu: „Voditelj obrade“ ili „DEDRA-EXIM“.

U pitanjima vezanim uz zaštitu osobnih podataka možete se obratiti Administratoru na sljedeću adresu e-pošte: daneosobowe@dedra.pl .

2. OPSEG OBRAĐIVANIH PODATAKA

Ovisno o vrsti kontakta ili suradnje, možemo posebno obrađivati sljedeće podatke:

1. ime i prezime,
2. položaj ili funkcija,
3. naziv tvrtke ili subjekta koji predstavljate,
4. adresa e-pošte, broj telefona, adresa za dopisivanje,
5. podaci sadržani u sadržaju korespondencije, upita, narudžbi, pritužbi ili dokumenata dostavljenih Administratoru,
6. podatke o povijesti kontakata i suradnje,
7. podaci potrebni za naplatu, obradu prodaje, pritužbe, servisiranje, podnošenje ili obranu od tužbi.

3. SVRHE I PRAVNA OSNOVA ZA OBRADU PODATAKA

Vaši osobni podaci mogu se obrađivati u sljedeće svrhe:

a) Obrada korespondencije i upita

Podatke obrađujemo kako bismo odgovorili na poruke, riješili problem, održali kontakt i vodili kontinuiranu komunikaciju.

Pravna osnova:

• Članak 6(1)(f) GDPR-a – legitimni interes Kontrolora za vođenje korespondencije i obradu obavijesti.

b) Priprema ponude, rješavanje komercijalnih upita i poduzimanje radnji prije sklapanja ugovora

Ako se kontakt odnosi na zahtjev za ponudu, narudžbu, pregovore ili suradnju, podatke obrađujemo u svrhu pripreme ponude, pružanja komercijalnih informacija, upravljanja prodajnim procesom i poduzimanja koraka za sklapanje ugovora.

Pravna osnova:

• Članak 6(1)(b) GDPR-a – ako je ispitanik stranka ugovora ili se poduzimaju koraci na njegov zahtjev prije sklapanja ugovora;
• članak 6(1)(f) GDPR-a – ako ispitanik djeluje kao predstavnik, zaposlenik ili kontakt osoba izvođača radova ili potencijalnog izvođača radova.

c) Kontakt s predstavnicima izvođača radova, zaposlenicima i kontaktnim osobama

Ako djelujete kao predstavnik, zaposlenik, suradnik, ovlašteni predstavnik ili kontakt osoba izvođača radova, dobavljača, poslovnog partnera ili potencijalnog izvođača radova, obrađujemo vaše podatke u svrhu održavanja poslovnog kontakta, upravljanja suradnjom, razmjene korespondencije, ispunjavanja narudžbi, ponuda, ugovora i tekućih komercijalnih ili organizacijskih dogovora.

Pravna osnova:

• Članak 6(1)(f) GDPR-a – legitimni interes Kontrolora koji se sastoji u obavljanju poslovnih aktivnosti, održavanju odnosa s izvođačima radova i osiguravanju učinkovite poslovne komunikacije.

d) Izvršenje ugovora i upravljanje komercijalnom suradnjom

Podaci se mogu obrađivati u svrhu ispunjenja narudžbi, isporuke, prodaje proizvoda, obrade plaćanja, kontakta s izvođačem, postprodajne, jamstvene i postjamstvene usluge.

Pravna osnova:

• članak 6. stavak 1. točka b GDPR-a – u slučaju ugovora sklopljenih izravno s fizičkom osobom; članak 6. stavak 1. točka f GDPR-a – legitimni interes Kontrolora koji se sastoji u provedbi i upravljanju suradnjom s izvođačima radova.

e) Ispunjavanje zakonskih obveza

Podaci se mogu obrađivati radi ispunjavanja obveza koje proizlaze iz zakonskih odredbi, posebno poreznih i računovodstvenih propisa, propisa koji se odnose na pritužbe, jamstva i arhiviranje dokumentacije.

Pravna osnova:

• Članak 6(1)(c) GDPR-a – zakonska obveza Kontrolora.

f) Pokretanje i obrana od tužbi

Podaci se mogu obrađivati u svrhu utvrđivanja, vođenja ili obrane od mogućih zahtjeva.

Pravna osnova:

• Članak 6(1)(f) GDPR-a – legitimni interes Kontrolora za zaštitu svojih prava.

g) Rješavanje pritužbi, jamstava, garancija i zahtjeva za servisiranje

Podatke obrađujemo u svrhu primanja, razmatranja i rješavanja pritužbi, jamstvenih zahtjeva, jamstava, servisnih popravaka, kontaktiranja u vezi s reklamacijom i dokumentiranja tijeka postprodajne usluge.

Pravna osnova:

• Članak 6(1)(c) GDPR-a – poštivanje zakonskih obveza Kontrolora, posebno obveza vezanih uz pritužbe i propise o zaštiti potrošača;
• Članak 6. stavak 1. točka b GDPR-a – ako se usluga odnosi na ugovor sklopljen sa subjektom podataka;
• članak 6. stavak 1. točka f GDPR-a – legitimni interes Kontrolora koji se sastoji u obradi zahtjeva za uslugama, dokumentiranju tijeka slučaja i zaštiti od tužbi.

h) Snimanje telefonskih razgovora

Ako se snimaju telefonski pozivi, obrađujemo osobne podatke u obliku glasa, telefonskog broja i sadržaja poziva u svrhu dokumentiranja tijeka poziva, praćenja kvalitete usluge, obrade izvješća te podnošenja ili obrane od tužbi.

Pravna osnova:

• Članak 6(1)(f) GDPR-a – legitimni interes Kontrolora za dokumentiranje nalaza, osiguranje kvalitete usluge i zaštitu od zahtjeva.

i) Marketing proizvoda i usluga Administratora

Podaci se mogu obrađivati u svrhu izravnog marketinga proizvoda ili usluga Kontrolora, uključujući prikaz informacija o ponudi, pod uvjetom da je to dopušteno u skladu s važećim propisima.

Pravna osnova:

• Članak 6(1)(f) GDPR-a – legitimni interes Kontrolora koji se sastoji u marketingu vlastitih proizvoda i usluga;
• Članak 6(1)(a) GDPR-a – privola, ako odredbe zahtijevaju privolu u određenom slučaju, posebno za određeni komunikacijski kanal.

Privola je dobrovoljna. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku, bez utjecaja na zakonitost obrade na temelju privole prije njezina povlačenja.

j) Osiguravanje sigurnosti komunikacijskih i IT sustava

Podaci se mogu obrađivati radi osiguranja sigurnosti e-pošte i IT sustava, zaštite od zlouporabe i održavanja kontinuiteta poslovanja.

Pravna osnova:

• Članak 6(1)(f) GDPR-a – legitimni interes Kontrolora za osiguranje sigurnosti informacija i sustava.

4. DOBROVOLJNO DAVANJE PODATAKA

Pružanje podataka je dobrovoljno, ali može biti potrebno za vođenje korespondencije, davanje odgovora, pripremu ponude, sklapanje ili izvršenje ugovora, obradu narudžbe, rješavanje pritužbi, pružanje usluge ili obavljanje drugih poslova s kojima se obratite Kontroloru.

Nepružanje podataka može onemogućiti davanje odgovora ili obradu određenog predmeta.

5. PRIMATELJI PODATAKA

Osobni podaci mogu se otkriti sljedećim kategorijama primatelja:

1. subjekti koji pružaju IT usluge, usluge hostinga, e-pošte, IT sustava i IT sigurnosti Kontroloru,
2. subjekti koji pružaju računovodstvene, pravne, revizorske, konzultantske usluge i usluge naplate potraživanja,
3. kurirske, transportne, poštanske i logističke operatere,
4. banke i operateri platnog prometa – ako je to potrebno za namire,
5. ovlašteni pružatelji usluga, poslovni partneri ili podizvođači – ako je to potrebno za dovršetak predmeta, narudžbe, pritužbe ili usluge,
6. javne vlasti ili druge subjekte ovlaštene zakonom.

Podatke mogu obrađivati i subjekti koji djeluju u ime Kontrolora na temelju odgovarajućih ugovora o obradi osobnih podataka.

6. RAZDOBLJE POHRANE PODATAKA

Osobni podaci bit će pohranjeni u razdoblju potrebnom za postizanje svrhe za koju su prikupljeni, a posebno:

1. podaci vezani uz korespondenciju – za vrijeme potrebno za obradu predmeta, a zatim za razdoblje opravdano arhiviranjem korespondencije, osiguranjem potraživanja ili dokazom tijeka kontakta;
2. podaci vezani uz pripremu ponude - za vrijeme trajanja poslovnih razgovora, a zatim za razdoblje u kojem mogu nastati zahtjevi ili potreba dokazivanja tijeka kontakta;
3. podaci vezani uz izvršenje ugovora, prodaju, narudžbe, pritužbe, jamstvo ili uslugu - za vrijeme trajanja suradnje, izvršenja obveza koje proizlaze iz ugovora i za razdoblje propisano zakonom ili zastarni rok za podnošenje zahtjeva;
4. podaci obrađeni na temelju privole – do njezina povlačenja, osim ako ne postoji druga pravna osnova za daljnju obradu;
5. podaci obrađeni u porezne i računovodstvene svrhe – za razdoblje propisano važećim zakonom;
6. podaci obrađeni u svrhu podnošenja ili obrane od tužbi – do isteka zastarnog roka za tužbe.

7. PRIJENOS PODATAKA IZVAN EUROPSKOG GOSPODARSKOG PROSTORA

U pravilu, Administrator ne namjerava prenositi osobne podatke izvan Europskog gospodarskog prostora.

Međutim, ako se u vezi s korištenjem određenih usluga, posebno IT-a, hostinga, e-pošte ili komunikacijskih alata, podaci prenose izvan Europskog gospodarskog prostora, takav će se prijenos odvijati samo korištenjem mehanizama predviđenih GDPR-om, posebno na temelju odluke kojom se potvrđuje odgovarajuća razina zaštite, standardnih ugovornih klauzula ili drugih odgovarajućih zaštitnih mjera.

8. AUTOMATIZIRANO DONOŠENJE ODLUKA I PROFILIRANJE

Vaši osobni podaci neće se koristiti za isključivo automatizirano donošenje odluka, uključujući profiliranje koje proizvodi pravne učinke za vas ili na vas značajno utječe na sličan način.

9. PRAVA ISPITNIKA PODATAKA

Imate sljedeća prava:

1. pravo pristupa podacima,
2. pravo na primanje kopije podataka,
3. pravo na ispravak podataka,
4. pravo na brisanje podataka,
5. pravo na ograničavanje obrade,
6. pravo na prenosivost podataka – u slučajevima predviđenim GDPR-om,
7. pravo na prigovor na obradu podataka – kada je osnova za obradu legitimni interes Upravitelja,
8. pravo na povlačenje privole – ako se podaci obrađuju na temelju privole.

Za ostvarivanje svojih prava možete kontaktirati Administratora na sljedeću adresu e-pošte: daneosobowe@dedra.pl .

10. PRAVO NA PODNOŠENJE PRITUŽBE

Imate pravo podnijeti pritužbu nadležnom nadzornom tijelu. U Poljskoj je to predsjednik Ureda za zaštitu osobnih podataka . Kontakt: https://uodo.gov.pl/p/kontakt