GDPR

INFORMAȚII PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

În conformitate cu articolul 13 alineatele 1 și 2 din GDPR, vă informăm prin prezenta cu privire la principiile de prelucrare a datelor cu caracter personal de către DEDRA-EXIM sp. z o. o.

1. CONTROLOR DE DATE

Operatorul datelor dumneavoastră cu caracter personal este DEDRA-EXIM sp. z o. o., cu sediul social în Pruszków, ul. 3 Maja 8, 05-800 Pruszków, înregistrată în registrul antreprenorilor din Registrul Național al Curții de Justiție sub numărul KRS 0000062517, NIP 5270204933, denumită în continuare: „Operator” sau „DEDRA-EXIM”.

În ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal, puteți contacta Administratorul la următoarea adresă de e-mail: daneosobowe@dedra.pl .

2. Domeniul de aplicare al datelor prelucrate

În funcție de tipul de contact sau de cooperare, putem prelucra în special următoarele date:

1. nume și prenume,
2. poziție sau funcție,
3. numele companiei sau entității pe care o reprezentați,
4. adresă de e-mail, număr de telefon, adresă de corespondență,
5. datele conținute în corespondența, solicitările, ordinele, reclamațiile sau documentele furnizate Administratorului,
6. date privind istoricul contactelor și cooperării,
7. date necesare pentru facturare, procesarea vânzărilor, reclamații, servicii, urmărire sau apărarea în caz de reclamații.

3. SCOPURI ȘI TEMEI JURIDIC PENTRU PRELUCRAREA DATELOR

Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi prelucrate în următoarele scopuri:

a) Corespondență și gestionare a solicitărilor

Prelucrăm datele pentru a răspunde la mesaje, a gestiona problema, a menține contactul și a desfășura comunicarea continuă.

Temei juridic:

• Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – interesul legitim al Operatorului de a purta corespondență și de a gestiona notificările.

b) Pregătirea ofertei, gestionarea solicitărilor comerciale și luarea de măsuri înainte de încheierea contractului

Dacă contactul se referă la o solicitare de ofertă, o comandă, negocieri sau cooperare, prelucrăm datele în scopul pregătirii ofertei, furnizării de informații comerciale, gestionării procesului de vânzare și luării măsurilor pentru încheierea unui contract.

Temei juridic:

• Articolul 6 alineatul (1) litera (b) din RGPD – dacă persoana vizată este parte la un contract sau se iau măsuri la cererea acesteia înainte de încheierea unui contract;
• Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – dacă persoana vizată acționează ca reprezentant, angajat sau persoană de contact a unui contractant sau potențial contractant.

c) Contactul cu reprezentanții contractorilor, angajații și persoanele de contact

Dacă acționați în calitate de reprezentant, angajat, asociat, reprezentant autorizat sau persoană de contact a unui contractor, furnizor, partener de afaceri sau potențial contractor, prelucrăm datele dumneavoastră în scopul menținerii contactului de afaceri, gestionării cooperării, schimbului de corespondență, îndeplinirii comenzilor, ofertelor, contractelor și acordurilor comerciale sau organizatorice în curs.

Temei juridic:

• Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – interesul legitim al Operatorului constând în desfășurarea activităților comerciale, menținerea relațiilor cu contractanții și asigurarea unei comunicări comerciale eficiente.

d) Executarea contractelor și managementul cooperării comerciale

Datele pot fi prelucrate în scopul onorării comenzilor, livrărilor, vânzării de produse, procesării plăților, contactării contractantului, serviciilor post-vânzare, garanției și post-garanției.

Temei juridic:

• Articolul 6 alineatul 1 litera b din GDPR – în cazul contractelor încheiate direct cu o persoană fizică; Articolul 6 alineatul 1 litera f din GDPR – interesul legitim al Operatorului constând în implementarea și gestionarea cooperării cu contractanții.

e) Îndeplinirea obligațiilor legale

Datele pot fi prelucrate în scopul îndeplinirii obligațiilor care decurg din prevederi legale, în special din reglementările fiscale și contabile, reglementările referitoare la reclamații, garanții și arhivarea documentației.

Temei juridic:

• Articolul 6 alineatul (1) litera (c) din RGPD – obligația legală care revine Operatorului.

f) Urmărirea și apărarea împotriva reclamațiilor

Datele pot fi prelucrate în scopul constatării, urmăririi sau apărării împotriva unor posibile pretenții.

Temei juridic:

• Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – interesul legitim al Operatorului de a-și proteja drepturile.

g) Gestionarea reclamațiilor, garanțiilor și solicitărilor de service

Prelucrăm datele în scopul primirii, examinării și gestionării reclamațiilor, solicitărilor de garanție, garanțiilor, reparațiilor de service, contactării cu privire la o reclamație și documentării desfășurării serviciului post-vânzare.

Temei juridic:

• Articolul 6 alineatul (1) litera (c) din RGPD – respectarea obligațiilor legale care revin Operatorului, în special a obligațiilor referitoare la reclamații și la reglementările privind protecția consumatorilor;
• Articolul 6 alineatul 1 litera b din GDPR – dacă serviciul se referă la un contract încheiat cu persoana vizată;
• Articolul 6 alineatul 1 litera f din GDPR – interesul legitim al Operatorului constând în gestionarea solicitărilor de servicii, documentarea cursului cazului și protejarea împotriva reclamațiilor.

h) Înregistrarea conversațiilor telefonice

În cazul în care apelurile telefonice sunt înregistrate, prelucrăm date cu caracter personal sub formă de voce, număr de telefon și conținutul apelului în scopul documentării desfășurării apelului, monitorizării calității serviciilor, procesării rapoartelor și urmăririi sau apărării în caz de reclamații.

Temei juridic:

• Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – interesul legitim al Operatorului de a documenta constatările, de a asigura calitatea serviciilor și de a proteja împotriva reclamațiilor.

i) Marketingul produselor și serviciilor Administratorului

Datele pot fi prelucrate în scopul marketingului direct al produselor sau serviciilor Operatorului, inclusiv prezentarea de informații despre oferte, cu condiția ca acest lucru să fie permis în conformitate cu reglementările aplicabile.

Temei juridic:

• Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – interesul legitim al Operatorului constând în comercializarea propriilor produse și servicii;
• Articolul 6 alineatul (1) litera (a) din RGPD – consimțământ, dacă prevederile impun consimțământul într-un anumit caz, în special pentru un anumit canal de comunicare.

Consimțământul este voluntar. Puteți retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării bazate pe consimțământ înainte de retragerea acestuia.

j) Asigurarea securității comunicațiilor și a sistemelor IT

Datele pot fi prelucrate pentru a asigura securitatea e-mailului și a sistemelor IT, protecția împotriva abuzurilor și menținerea continuității activității.

Temei juridic:

• Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – interesul legitim al Operatorului de a asigura securitatea informațiilor și a sistemelor.

4. FURNIZAREA VOLUNTARĂ A DATELOR

Furnizarea datelor este voluntară, dar poate fi necesară pentru a purta corespondență, a oferi un răspuns, a pregăti o ofertă, a încheia sau executa un contract, a procesa o comandă, a gestiona reclamații, a efectua servicii sau a îndeplini alte probleme cu care contactați Operatorul.

Nefurnizarea datelor poate face imposibilă furnizarea unui răspuns sau procesarea unei anumite probleme.

5. DESTINATARII DATELOR

Datele cu caracter personal pot fi divulgate următoarelor categorii de destinatari:

1. entități care furnizează Operatorului servicii IT, de găzduire, de e-mail, de sistem IT și de securitate IT,
2. entități care furnizează servicii de contabilitate, juridice, audit, consultanță și colectare a creanțelor,
3. operatori de curierat, transport, poștă și logistică,
4. bănci și operatori de plăți – dacă este necesar pentru decontări,
5. furnizori de servicii autorizați, parteneri de afaceri sau subcontractanți – dacă acest lucru este necesar pentru finalizarea problemei, comenzii, reclamației sau serviciului,
6. autoritățile publice sau alte entități autorizate în condițiile legii.

Datele pot fi, de asemenea, prelucrate de entități care acționează în numele Operatorului, pe baza unor acorduri adecvate de prelucrare a datelor cu caracter personal.

6. PERIOADA DE STOCARE A DATELOR

Datele cu caracter personal vor fi stocate pe perioada necesară atingerii scopului pentru care au fost colectate, în special:

1. date referitoare la corespondență – pentru timpul necesar procesării cazului, apoi pentru o perioadă justificată de arhivarea corespondenței, securizarea creanțelor sau demonstrarea cursului contactului;
2. date legate de pregătirea ofertei - pe durata discuțiilor de afaceri și apoi pe perioada în care pot apărea reclamații sau este necesară demonstrarea cursului contactului;
3. date referitoare la executarea contractului, vânzări, comenzi, reclamații, garanție sau service - pe durata cooperării, îndeplinirea obligațiilor care decurg din contract și pe perioada prevăzută de lege sau termenul de prescripție pentru reclamații;
4. date prelucrate pe baza consimțământului – până la retragerea acestuia, cu excepția cazului în care există un alt temei juridic pentru prelucrarea ulterioară;
5. date prelucrate în scopuri fiscale și contabile – pentru perioada prevăzută de legislația aplicabilă;
6. date prelucrate în scopul exercitării sau apărării unor pretenții – până la expirarea termenului de prescripție pentru pretenții.

7. TRANSFER DE DATE ÎN AFARA SPAȚIULUI ECONOMIC EUROPEAN

Ca regulă generală, Administratorul nu intenționează să transfere date cu caracter personal în afara Spațiului Economic European.

Cu toate acestea, dacă, în legătură cu utilizarea anumitor servicii, în special IT, găzduire, e-mail sau instrumente de comunicare, datele sunt transferate în afara Spațiului Economic European, un astfel de transfer va avea loc numai utilizând mecanismele prevăzute în RGPD, în special pe baza unei decizii care confirmă un nivel adecvat de protecție, a unor clauze contractuale standard sau a altor garanții adecvate.

8. LUAREA DECIZIILOR ȘI PROFILARE AUTOMATIZATE

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate în scopuri decizionale exclusiv automatizate, inclusiv pentru crearea de profiluri care produc efecte juridice pentru dumneavoastră sau vă afectează semnificativ într-un mod similar.

9. DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

Aveți următoarele drepturi:

1. dreptul de acces la date,
2. dreptul de a primi o copie a datelor,
3. dreptul la rectificarea datelor,
4. dreptul de a șterge datele,
5. dreptul la restricționarea prelucrării,
6. dreptul la portabilitatea datelor – în cazurile prevăzute de GDPR,
7. dreptul de a se opune prelucrării datelor – atunci când temeiul prelucrării este interesul legitim al Administratorului,
8. dreptul de a retrage consimțământul – dacă datele sunt prelucrate pe baza consimțământului.

Pentru a vă exercita drepturile, puteți contacta Administratorul la următoarea adresă de e-mail: daneosobowe@dedra.pl .

10. DREPTUL DE A DEPUNE O PLÂNGERE

Aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă. În Polonia, acesta este Președintele Oficiului pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal . Contact: https://uodo.gov.pl/p/kontakt