GDPR

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V souladu s článkem 13 odst. 1 a 2 GDPR vás tímto informujeme o zásadách zpracování osobních údajů společností DEDRA-EXIM sp. z o. o.

1. SPRÁVCE ÚDAJŮ

Správcem vašich osobních údajů je společnost DEDRA-EXIM sp. z o. o. se sídlem v Pruszków, ul. 3 Maja 8, 05-800 Pruszków, zapsaná v rejstříku podnikatelů Národního soudního rejstříku pod číslem KRS 0000062517, NIP 5270204933, dále jen: „Správce“ nebo „DEDRA-EXIM“.

V záležitostech týkajících se ochrany osobních údajů se můžete obrátit na Správce na následující e-mailové adrese: daneosobowe@dedra.pl .

2. ROZSAH ZPRACOVÁVANÝCH ÚDAJŮ

V závislosti na typu kontaktu nebo spolupráce můžeme zpracovávat zejména následující údaje:

1. jméno a příjmení,
2. pozice nebo funkce,
3. název společnosti nebo subjektu, který zastupujete,
4. e-mailová adresa, telefonní číslo, korespondenční adresa,
5. údaje obsažené v obsahu korespondence, dotazů, objednávek, stížností nebo dokumentů poskytnutých Správci,
6. údaje o historii kontaktů a spolupráce,
7. údaje nezbytné pro fakturaci, zpracování prodeje, stížnosti, servis, uplatňování nebo obhajobu nároků.

3. ÚČELY A PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány pro následující účely:

a) Vyřizování korespondence a dotazů

Zpracováváme data za účelem odpovídání na zprávy, řešení záležitosti, udržování kontaktu a vedení průběžné komunikace.

Právní základ:

• Článek 6(1)(f) GDPR – oprávněný zájem Správce na vedení korespondence a vyřizování oznámení.

b) Příprava nabídky, vyřizování obchodních dotazů a podnikání kroků před uzavřením smlouvy

Pokud se kontakt týká poptávky, objednávky, jednání nebo spolupráce, zpracováváme údaje za účelem přípravy nabídky, poskytování obchodních informací, řízení prodejního procesu a podniknutí kroků k uzavření smlouvy.

Právní základ:

• Článek 6(1)(b) GDPR – pokud je subjekt údajů stranou smlouvy nebo jsou na jeho žádost před uzavřením smlouvy podniknuty kroky;
• Článek 6(1)(f) GDPR – pokud subjekt údajů jedná jako zástupce, zaměstnanec nebo kontaktní osoba dodavatele nebo potenciálního dodavatele.

c) Kontakt se zástupci dodavatelů, zaměstnanci a kontaktními osobami

Pokud jednáte jako zástupce, zaměstnanec, spolupracovník, oprávněný zástupce nebo kontaktní osoba dodavatele, obchodního partnera nebo potenciálního dodavatele, zpracováváme vaše údaje za účelem udržování obchodních kontaktů, řízení spolupráce, výměny korespondence, plnění objednávek, nabídek, smluv a probíhajících obchodních nebo organizačních ujednání.

Právní základ:

• Článek 6(1)(f) GDPR – oprávněný zájem Správce spočívající v provádění obchodních činností, udržování vztahů se smluvními partnery a zajištění efektivní obchodní komunikace.

d) Plnění smluv a řízení obchodní spolupráce

Údaje mohou být zpracovávány za účelem plnění objednávek, dodávek, prodeje produktů, zpracování plateb, kontaktu s dodavatelem, poprodejního, záručního a pozáručního servisu.

Právní základ:

• čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR – v případě smluv uzavřených přímo s fyzickou osobou; čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR – oprávněný zájem správce spočívající v realizaci a řízení spolupráce se smluvními partnery.

e) Plnění zákonných povinností

Údaje mohou být zpracovávány za účelem plnění povinností vyplývajících z právních předpisů, zejména daňových a účetních předpisů, předpisů týkajících se reklamací, záruk a archivace dokumentace.

Právní základ:

• Článek 6(1)(c) GDPR – právní povinnost Správce.

f) Vymáhání a obhajoba proti nárokům

Údaje mohou být zpracovávány za účelem prokázání, uplatnění nebo obhajoby případných nároků.

Právní základ:

• Článek 6(1)(f) GDPR – oprávněný zájem Správce na ochraně jeho práv.

g) Vyřizování reklamací, záruk, záruk a servisních požadavků

Údaje zpracováváme za účelem přijímání, posuzování a vyřizování reklamací, záručních uplatnění, záruk, servisních oprav, kontaktování ohledně reklamace a dokumentace průběhu poprodejního servisu.

Právní základ:

• Článek 6(1)(c) GDPR – plnění zákonných povinností Správce, zejména povinností týkajících se stížností a předpisů na ochranu spotřebitele;
• Článek 6 odst. 1 písm. b GDPR – pokud se služba týká smlouvy uzavřené se subjektem údajů;
• Článek 6 odst. 1 písm. f GDPR – oprávněný zájem Správce spočívající ve vyřizování žádostí o služby, dokumentování průběhu případu a ochraně před reklamacemi.

h) Nahrávání telefonních hovorů

Pokud jsou telefonní hovory nahrávány, zpracováváme osobní údaje ve formě hlasu, telefonního čísla a obsahu hovoru za účelem dokumentace průběhu hovoru, sledování kvality služeb, zpracování hlášení a uplatňování nebo obhajoby nároků.

Právní základ:

• Článek 6(1)(f) GDPR – oprávněný zájem Správce na dokumentaci zjištění, zajištění kvality služeb a ochraně před reklamacemi.

i) Marketing produktů a služeb Správce

Údaje mohou být zpracovávány za účelem přímého marketingu produktů nebo služeb Správce, včetně prezentace nabídek, pokud je to přípustné v souladu s platnými předpisy.

Právní základ:

• Článek 6(1)(f) GDPR – oprávněný zájem Správce spočívající v marketingu vlastních produktů a služeb;
• Článek 6(1)(a) GDPR – souhlas, pokud ustanovení v daném případě souhlas vyžadují, zejména pro konkrétní komunikační kanál.

Souhlas je dobrovolný. Souhlas můžete kdykoli odvolat, aniž by to mělo vliv na zákonnost zpracování na základě souhlasu před jeho odvoláním.

j) Zajištění bezpečnosti komunikačních a IT systémů

Údaje mohou být zpracovávány za účelem zajištění bezpečnosti e-mailových a IT systémů, ochrany před zneužitím a zachování kontinuity podnikání.

Právní základ:

• Článek 6(1)(f) GDPR – oprávněný zájem správce na zajištění bezpečnosti informací a systémů.

4. DOBROVOLNÉ POSKYTNUTÍ ÚDAJŮ

Poskytnutí údajů je dobrovolné, ale může být nezbytné pro vedení korespondence, poskytnutí odpovědi, přípravu nabídky, uzavření nebo plnění smlouvy, zpracování objednávky, vyřizování stížností, poskytování služeb nebo řešení jiných záležitostí, s nimiž se obracíte na Správce.

Neposkytnutí údajů může znemožnit poskytnutí odpovědi nebo zpracování dané záležitosti.

5. PŘÍJEMCI ÚDAJŮ

Osobní údaje mohou být zpřístupněny následujícím kategoriím příjemců:

1. subjekty poskytující správci IT, hostingové, e-mailové, systémové a bezpečnostní služby,
2. subjekty poskytující účetní, právní, auditorské, poradenské a inkasní služby,
3. kurýrní, dopravní, poštovní a logistické operátory,
4. banky a operátoři platebních služeb – pokud je to nezbytné pro vypořádání,
5. autorizovaní poskytovatelé služeb, obchodní partneři nebo subdodavatelé – pokud je to nezbytné k vyřízení záležitosti, objednávky, reklamace nebo služby,
6. orgány veřejné moci nebo jiné subjekty k tomu oprávněné podle zákona.

Údaje mohou být zpracovávány také subjekty jednajícími jménem správce na základě příslušných smluv o zpracování osobních údajů.

6. DOBA UCHOVÁVÁNÍ ÚDAJŮ

Osobní údaje budou uchovávány po dobu nezbytnou k dosažení účelu, pro který byly shromážděny, zejména:

1. údaje týkající se korespondence – po dobu nezbytnou k vyřízení případu a poté po dobu odůvodněnou archivací korespondence, zajištěním pohledávek nebo prokázáním průběhu kontaktu;
2. údaje související s přípravou nabídky – po dobu trvání obchodních jednání a dále po dobu, ve které mohou vzniknout reklamace nebo potřeba prokázat průběh kontaktu;
3. údaje související s plněním smlouvy, prodejem, objednávkami, reklamacemi, zárukou nebo servisem - po dobu trvání spolupráce, plnění povinností vyplývajících ze smlouvy a po dobu vyžadovanou zákonem nebo promlčecí lhůtu pro uplatnění reklamací;
4. údaje zpracovávané na základě souhlasu – do jeho odvolání, pokud neexistuje jiný právní důvod pro další zpracování;
5. údaje zpracovávané pro daňové a účetní účely – po dobu vyžadovanou platnými právními předpisy;
6. údaje zpracovávané za účelem uplatňování nebo obhajoby nároků – do uplynutí promlčecí lhůty pro uplatnění nároků.

7. PŘENOS ÚDAJŮ MIMO EVROPSKÝ HOSPODÁŘSKÝ PROSTOR

Správce zpravidla nemá v úmyslu předávat osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor.

Pokud však v souvislosti s používáním určitých služeb, zejména IT, hostingu, e-mailu nebo komunikačních nástrojů, dojde k přenosu údajů mimo Evropský hospodářský prostor, bude takový přenos probíhat pouze s využitím mechanismů stanovených v GDPR, zejména na základě rozhodnutí potvrzujícího odpovídající úroveň ochrany, standardních smluvních doložek nebo jiných vhodných záruk.

8. AUTOMATIZOVANÉ ROZHODOVÁNÍ A PROFILOVÁNÍ

Vaše osobní údaje nebudou použity k čistě automatizovanému rozhodování, včetně profilování, které pro vás má právní účinky nebo se vás podobným způsobem významně dotýká.

9. PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Máte následující práva:

1. 1. právo na přístup k údajům,
2. 2. právo na získání kopie údajů,
3. 3. právo na opravu údajů,
4. 4. právo na výmaz údajů,
5. 5. právo na omezení zpracování,
6. 6. právo na přenositelnost údajů – v případech stanovených GDPR,
7. 7. právo vznést námitku proti zpracování údajů – pokud je základem pro zpracování oprávněný zájem Správce,
8. 8. právo odvolat souhlas – pokud jsou údaje zpracovávány na základě souhlasu.

Pro uplatnění vašich práv můžete kontaktovat Správce na následující e-mailové adrese: daneosobowe@dedra.pl .

10. PRÁVO PODAT STÍŽNOST

Máte právo podat stížnost u příslušného dozorového orgánu. V Polsku je to předseda Úřadu pro ochranu osobních údajů . Kontakt: https://uodo.gov.pl/p/kontakt